はじめに
あなたには毎月定例的に行っている何らかの作業が存在するでしょうか。
その中には、
「実は、毎月のように取り組む必要はなく、年に１回やるだけでよい」
という作業が存在する可能性があります。
そこには人間の認知機能の限界と、作業効率化という深遠なテーマが潜んでいます。
人間の認知機能の限界と作業効率化
1. 人間の認知機能の限界
- 短期記憶の限界: 人間は一度に処理できる情報量に限界があります。多くのタスクを同時にこなそうとすると、ミスが増えたり、作業効率が低下したりします。
- 注意力の分散: 複数のタスクに同時に注意を払うことは難しく、あるタスクに集中すると、他のタスクの効率が低下します。
- 情報過多: 現代社会では、膨大な情報に日々さらされています。不要な情報に振り回され、「何となくやらないといけない」と感じさせる重要ではないタスクに振り回されて、重要なタスクに集中できないという状況も起こりえます。
2. 作業の重要性の精査
- パレートの法則: 一般的に、80%の結果は20%の努力で得られると言われています。全ての作業が同等の重要性を持つわけではなく、重要な少数と、そうでない多数の作業が存在します。
- 作業の目的: 各作業の目的を明確にすることで、その作業の重要性を客観的に評価することができます。「重要だと思っていたけれど、実は重要ではなかった」という作業も見つかる場合があります。
- 代替手段: 作業の目的を達成するために、必ずしも毎月行う必要があるのか、代替手段はないかなどを検討する必要があります。
具体例と考察
- 定期的な会議: すべての会議が実は毎月開催される必要があるわけではありません。議題を整理し、必要な会議の頻度を減らすことで、時間を有効活用できます。
- 書類整理: 毎月大量の書類を整理している場合、必要な書類とそうでない書類を明確に分けることで、整理頻度を減らすことができます。
- データのバックアップ: クラウドサービスなどを活用することで、自動でバックアップが行われるように設定し、手動でのバックアップ作業を減らすことができます。
作業工程を12分の1に減らすことのメリット
- 時間の節約: 作業時間の削減により、他の重要な業務に集中できる時間が増えます。
- ストレスの軽減: 繰り返しの作業から解放され、精神的な負担が軽減されます。
- 創造性の向上: ルーティンワークから解放されることで、新たなアイデアを生み出す余裕が生まれます。
結論
毎月行っている作業を一年に一回にすることは、単なる作業量の削減だけでなく、人間の認知機能の限界を克服し、より創造的な活動に時間を費やすための有効な手段です。
ただし、全ての作業が一年に一回に減らせるわけではありません。
各作業の重要性をしっかりと見極め、目的を達成するために必要な頻度で行うことが重要です。
作業の効率化は、個人の生産性向上だけでなく、組織全体の活性化にもつながります。
人間の認知機能の限界を理解し、作業の重要性を精査することで、より効果的な作業効率化を実現することができます。
