最近は、個人事業主として、たった一人で仕事を進めている人もいるようですが、
とはいえ、大多数の人は、たった一人で仕事をしているのではなく、複数人で仕事をしていることが多いようです。
例えば、一つの部署であっても、
案件１については、Aさん、Bさんが担当
案件２については、Bさん、Cさんが担当
案件３については、Aさん、Bさん、Cさんが担当
案件４については、Aさんが担当
といった具合に、
それぞれの案件ごとに一人あるいは複数人が担当するなどしている場合もあることでしょう。
このような職場の場合、
Aさんの目から見ると、案件１，３、４については把握できますが、
案件２において、BさんやCさんが何をやっているのか、どのぐらい時間を取られているのかが見えない状態になりがちです。
全員が同じオフィスに出勤しなければいけないといった形態であればまだしも、リモートワークで対応している場合であれば、お互いの状況を把握するのはかなり難しいでしょう。
このような状況に対応するために、ある程度の規模の勤務先などになってくると、
共有カレンダー
を用いてメンバーの予定を共有しましょう、といった取り組みをしているところも出てきます。
この共有カレンダーですが、私の目から見ると、上手く利用できている人がいる一方であまり使いこなせてなさそうな人が見受けられます。
典型的な場合というのが、
１０時～１２時 案件１に関するミーティング
といった形で、
いわゆる、予め時間が定められているミーティングの予定「しか」入れていない人などが挙げられます。
もちろん、本当の意味でその人にミーティング以外の仕事が存在しない場合もあり得ますが、多くの場合はそうではありません。
こまごまとした書類を整理したり、デスクワークをしなければならない人というのも多いでしょう。
むしろ、ミーティングのように勝手に時間が決められてしまうタイプの仕事よりも、自らの裁量に基づいたデスクワークの方が圧倒的に量が多い、といった方もいるのではないでしょうか？
しかし、そのような仕事が多いからといって、共有カレンダーに何も書かない人がいたとすると、その人の共有カレンダーはほとんど白紙に近い状態になります。
そして、そのような人の共有カレンダーを他の人が覗くと、
「あの人は、そこまで仕事大変そうじゃないな」
とか
「暇しているのかな？」
といった見られ方をされがちです。
もちろん、すべての仕事を一緒にやっている人の場合であれば、たとえ、共有カレンダーに何も書かれていなくとも、
「あの人は、今一緒に３つぐらい案件を一緒にやっているから、共有カレンダーには何も書かれていないけれども、結構仕事量的にはきつそうだな」
といったことを把握してもらえるのですが、
同じ案件を一緒にやっていない人にはそのような状況は全くと言っていいほど伝わりません。
それによって、
「あなたは暇そうだから、これはもちろん今日中にできるよね？」
といった無理強いを結果的に強いられてしまう可能性があるのです。
共有カレンダーを上手く利用している人というのは、自分の予定を全員に把握してもらえるようにうまい具合に共有カレンダーに予め入力をしています。
例えば、
「予定あり」
といった風に詳細を明かさない形で入力することもできますし、
「ミーティングの調整中」
といった形でこの時間帯には他の予定を入れられませんよ？ということを対外的にアピールしていたりします。
私は以前から、いわゆるスケジューリングをする際には、予備日を入れるべきだと考えていますが、この予備日に相当する時間を共有カレンダー上で宣言することによってある程度他の人から配慮してもらうことも可能になります。
このように、
共有カレンダーを上手く使いこなす
ことによって、自然とマネジメントをしやすくなるわけです。
近年はリモートワークが普及していることから、何も意識せずにオフィスで仕事をしている場合とは若干意識を変える必要があります。
共有カレンダーを制する者は複数人による仕事を制する
と言えるでしょう。
これは、いわゆる情報発信の一種ですが、このように、
どうやって自分の状況を直接連絡することなく他人に伝えるのか？
と考えることによって、今までよりもあなたは生きやすくなるはずです。
共有カレンダーの使い方について今まで意識したことがなかった人はぜひ見直しをしてみることがおススメです。
