外部の方とやり取りをする際に時折気になることがあります。
それは、
「取り敢えず、ミーティングをしましょう。どの時間帯が空いていますか？」
と聞いてくる人です。
この際、
そのミーティングで何を達成するのかが予め明確な場合は問題がないのですが、
メールで一言言えば済むであると思われるのにミーティングを設定しようとする人がいるのが非常に気になります。
もともと、とてつもなく暇な人はこのようなことがあっても気にならないのかもしれませんが、
そもそも、ミーティングを設定するということは自ずとスケジュール調整をする必要があるため、それ自体が負担になることが多いです。
最近は簡単にスケジュールを調整できるツールなども増えてきたため以前に比べて大幅に負担は減っているとは思われますが、それでもなお、
手元のスケジュールを開いたうえで、
「○○という時間ならば空いています」
ということを確認したうえで、それを相手に伝えて合意し、
○○という時間に予定を入れる、という作業を行う必要があります。
↑このように作業を文字を書くだけでもすごく面倒な工程を踏んでいると感じます。
この一連の作業を部下や秘書に任せることで時間効率を上げる方法はあるものの、
そもそも、このミーティングの目的って何なの？本当に必要なの？
という問題意識を持つことの方が重要でしょう。
ミーティングの怖いところは、スケジュール調整も含めて時間がとられるうえにスケジュールに何か重要そうな予定が入っていることによって「あたかも仕事をしているという錯覚をもたらす可能性がある」というところです。
実は、洞察力がある人が出すたった１本のメールですべてが解決するはずなのに、それに気づくことなく多くの時間を費やし、
「あー、疲れた。なんか今日仕事頑張ったわ」
という満足感だけを得ることができた（しかし、肝心の仕事は実はまだ進んでいない）、という状況になりかねないのです。
無意味なミーティングを設定することで、参加者にとっては時間の無駄になるだけでなく、モチベーション低下や生産性の低下などの問題を引き起こすこともあります。
このような場合は、参加者とのコミュニケーションを通じて、ミーティングの必要性や目的を明確にし、効率的な意思決定を行えるようにすることが重要です。
あなたもついつい癖で無意味なミーティングを設定しようとしていませんか？
予定表にミーティングと書かれているだけで自分が何か重要なことをした気になっていないでしょうか？
ついつい、いつもの癖で「ミーティングを設定してみんなで話し合えば良い対話ができる」と考えてしまいがちですが、そのミーティングの質は、そのミーティングの必要性や目的の明確性に依存します。
そもそも、このミーティングの目的って何なの？本当に必要なの？
ということは常に頭の隅に置いておくとよいでしょう。
そのような問題意識があるだけで本当に時間を有効活用できているか判断できるようになってくるでしょう。
仕事をしている気になっているが実は何も進んでいない、という状況は恐ろしいものなのです。
